“Monstername is vakwerk”

Bij C-mark nemen dagelijks 25 mensen watermonsters op locaties door heel Nederland. Soms voeren zij ook ter plekke analyses uit. Vier planners op kantoor leiden deze logistieke operatie in goede banen. Zij zorgen ervoor dat de medewerkers bij de juiste klant zijn om op tijd een watermonster te nemen. Wat komt er allemaal kijken bij monstername? Gemma Hutten-Bessembinder, Manager Operations, neemt ons mee achter de schermen bij C-mark.  

Een plakje ham

Als Manager Operations is Hutten-Bessembinder verantwoordelijk voor de logistiek binnen C-mark. De afdeling Logistiek is door de Raad voor Accreditatie (RvA) geaccrediteerd. Bij logistiek hoort ook de afdeling Monstername. Hutten-Bessembinder, zelf afkomstig uit de laboratoriumwereld: “Het belang van goede monstername is te illustreren aan de hand van een plakje ham. Zou u een plakje ham willen laten onderzoeken en per post naar het laboratorium opsturen of vervoeren onder verkeerde omstandigheden, dan vindt u in het analyseresultaat andere dingen dan als u het onder de juiste omstandigheden had vervoerd. Datzelfde geldt als iemand er met vieze vingers aan zou zitten, of het in een verpakking zou doen die niet helemaal schoon is. Dat geldt ook voor watermonsters. De procedure, de competenties van degene die het monster neemt en de apparatuur maken tezamen het verschil. Kortom: we zorgen ervoor dat we meten wat we moeten meten: de analyse van drinkwater, zwembadwater of proceswater. Niets meer, niets minder. Een overschrijding zegt dan echt iets over de waterkwaliteit. Het analyseresultaat is betrouwbaar en geeft geen twijfel.”

Nauwkeurige procedures

Medewerkers van C-mark gaan volgens planning langs bij verzorgings- en ziekenhuizen, hotels, campings, zwembaden, kantoren, fabrieken en andere gebouwen. Hutten-Bessembinder: “Monsternemers nemen de monsters volgens geldende procedures die horen bij de verschillende type monsternames op het gebied van drinkwater, zwembadwater, proceswater en legionella. Zo is er een procedure voor het bemonsteren van zwembadwater. Die procedure schrijft onder andere voor hoe we het chloorgehalte en de zuurgraad ter plekke meten. Bij het meten van zwembadwater is het juiste punt in het bassin belangrijk. Bij de inlaat van water heeft het water een maximaal chloorgehalte. Elders niet. Als iemand op de verkeerde plek zou meten, krijgt men andere resultaten. Terwijl er misschien wel een gevaar zou kunnen zijn voor de zwemmer.” 

Bij het nemen van legionellamonsters verschilt de werkwijze per watertype. Hutten-Bessembinder: ”Bij drinkwater, zwembadwater en proceswater zijn er verschillende specifieke handelingen noodzakelijk. Denk aan het laten leegstromen van een doucheslang voordat we het legionellamonster nemen van een drinkwatertappunt. Of het bemonsteren van proceswater door het water te scheppen uit een bak, dat nodig is bij afwezigheid van een kraan of tappunt. Dit soort verschillen in werkwijzen zijn vastgelegd in de procedures. Het is niet alleen belangrijk voor een monsternemer om volgens deze procedures te werken, maar ook om voldoende kennis te hebben van waarom specifieke handelingen uit de procedures essentieel zijn.”

Steriel, ‘bacterieschoon’ en op temperatuur

Hutten-Bessembinder: “Je kunt een gebruikte frisdrankfles nog zo schoon maken: bacterieschoon is echt iets anders. Uiteraard is elke monsternamefles die wij gebruiken voor bacteriologisch onderzoek steriel, volgens de NEN-normen. Van belang is bovendien dat we uitsluiten dat bacteriën die op de kraan of in de omgeving aanwezig zijn, worden meegenomen. Verder is temperatuurborging belangrijk bij het vervoer van de plek van de monstername naar het laboratorium.” Kortom: iedere monsternemer volgt dezelfde nauwgezette procedures. In een PDA voeren zij de gegevens in over ieder monster, zoals de plaats van monstername, het tappunt en soms de temperatuur.”

Opgeleid en bewust personeel

Het volgen van procedures komt heel precies. Wat zoekt C-mark in een monsternemer? Hutten-Bessembinder: “Iemand hoeft er geen jaren voor te studeren. Zo eerlijk moeten we ook zijn.” Toch vraagt het ‘monsternemerschap’ wel degelijk speciale kennis en vaardigheden. “Afhankelijk van de voorkennis, volgt een nieuwe medewerker een interne opleiding. Hij of zij loopt een aantal dagen mee met minimaal twee ervaren medewerkers. Ik vind het belangrijk dat een nieuwe medewerker tijdens de opleidingsdagen zo snel mogelijk onder supervisie van een ervaren medewerker zelf monsters gaat nemen en analyseren. Ik geloof erin dat iemand door te doen effectiever leert dan door alleen mee te kijken. Dagelijks heb ik contact met de ervaren medewerkers en de nieuwe collega om de voortgang te bespreken. Als zowel de ervaren medewerkers als de nieuwe medewerker aangeven dat hij of zij er klaar voor is, ga ik zelf mee om de nieuwe medewerker te beoordelen. Afhankelijk van de uitkomst van de beoordeling, blijkt of hij of zij bevoegd is om monstername te mogen doen voor bijvoorbeeld drinkwater. Voor zwembadwater en koeltorenwater/proceswater doorloopt hij of zij hetzelfde traject. Het is essentieel dat elke monsternemer regelmatig een monstername op het voor hem of haar bevoegde gebied uitvoert, anders vervalt de bevoegdheid”, vertelt Hutten-Bessembinder.

“Ik geloof niet dat iedereen het kan”

Monsternemer zijn: wat vraagt dat van iemand? “Sowieso moet iemand nauwkeurig zijn”, besluit Hutten-Bessembinder. “Ik geloof niet dat iedereen het kan. Iemand moet volgens strakke procedures kunnen werken en het leuk vinden om veel op de weg te zitten in de eigen regio. Ook werkt hij of zij zelfstandig en is geen dag hetzelfde.” Maar het gaat niet alleen om vaardigheden en interesses. “Ook het bewustzijn dat heel veel factoren invloed kunnen hebben op de analyseresultaten die een klant kan krijgen, maakt het verschil. Zijn er bijzonderheden? Dan moet je weten welke actie je onderneemt, zoals bijvoorbeeld bellen met ons kantoor, zodat we het vast kunnen leggen of iets anders kunnen voorstellen. Want ook wij hebben niet alle bijzonderheden vooraf in beeld. Soms komt een monsternemer bijvoorbeeld in een zwembad waar de  groepsdouche bemonsterd moet worden. Deze douches, ook wel ‘schooldouches’ genoemd, zijn geïnstalleerd in het plafond en kunnen alleen tegelijk worden in- en uitgeschakeld. Wat is dan het juiste punt voor de monstername? Of het monsternamepunt is onverhoopt niet toegankelijk. Is het dan mogelijk om op een ander punt te bemonsteren? Een monsternemer moet dat dan niet alleen noteren, maar zich vooraf ook afvragen welke gevolgen dit kan hebben”, aldus Hutten-Bessembinder.

Scholing, afstemming & tweedelijnscontrole

Dagelijks heeft Hutten-Bessembinder of één van de planners telefonisch contact met de monsternemers. Eén keer per twee maanden komt de hele buitendienst naar kantoor om opmerkelijkheden of nieuws te delen met de hele groep. “Daarnaast doen we een e-learning. De laatste ging over pH. We pakken het voorschrift erbij en bespreken hoe we ermee omgaan. Na afloop stel ik elke medewerker 10 vragen. De kennis wordt vastgelegd. Ik ga er vanuit dat iedereen een ruime voldoende haalt!” Daarnaast is er de tweedelijnscontrole. “Eén voor één nemen medewerkers een monster. Als het gaat om de schepmethode in een bassin: waar laat iedereen de dop? Hoe diep schept iedereen? Wanneer kantelt men de fles? Maakt het uit of iemand links- of rechtshandig is? De exoten en verschillen tussen medewerkers bespreken we. Zo behandelen we diverse verrichtingen. Het doel: een zo eenduidig mogelijke procedure namens C-mark. Op basis daarvan herzien we de procedure elk jaar. Er zijn soms nog wel zaken die we verder kunnen finetunen”, vertelt Hutten-Bessembinder.

“Ringonderzoek houdt ons scherp”

Dat finetunen vindt ook plaats naar aanleiding van ‘ringonderzoek’. Elk laboratorium die de verrichting onder accreditatie uitvoert, is verplicht daar jaarlijks aan mee te doen. “Samen met de andere partijen in de markt voeren we dan op hetzelfde moment een zwembadmonstername uit en meten we de pH,  het chloor en de temperatuur. Daarna volgt de terugkoppeling. Buiten de verplichting, vind ik het belangrijk dat we dat elk jaar doen. Het houdt ons scherp. Gelukkig behalen we elk jaar goede resultaten.”

Gecontroleerde en traceerbare apparatuur

Om de kwaliteit te waarborgen, houdt C-mark bij wie waar welke meting uitvoert. Datzelfde geldt voor de apparatuur: de koeling in de auto, de thermometer, de pH-meter en de chloormeter. Alle apparatuur  wordt volgens voorgeschreven frequentie gekalibreerd en gecontroleerd en deze resultaten worden vastgelegd. Te herleiden is wie welke apparatuur bij zich heeft. Hutten-Bessembinder: “Als een apparaat onverhoopt een afwijking blijkt te vertonen, weten we precies welke resultaten zijn geproduceerd met dat apparaat. Zo zijn mogelijk onjuiste metingen altijd te traceren. Gelukkig hebben we die informatie nog nooit nodig gehad!”

Mensenwerk & momentopname: cijfer 8,8

Gaat er dan nooit iets mis? “Uit het laatste klanttevredenheidsonderzoek onder zwembadklanten, blijkt dat zij onze monstername waarderen met het cijfer 8,8. Daaruit kunnen we rustig opmaken dat we het goed doen”, vertelt Hutten-Bessembinder lachend. “Natuurlijk gaat er weleens iets mis, al gebeurt dat zelden. Gelukkig is het dan hoogstens een monster die op locatie is blijven staan of viel in het laboratorium. Het is mensenwerk. In dat geval plannen we in overleg een nieuwe monstername in. Daarnaast is en blijft het een momentopname als we monsters komen nemen. Bij een bacteriologische monstername zoals legionella gaat het om slechts een halve liter water uit de waterinstallatie. Theoretisch gezien is het daarom mogelijk dat als je 2 dagen na elkaar op exact hetzelfde tappunt een monster neemt, je toch 2 verschillende resultaten kunt hebben. Of dat er een bacterie wordt gevonden, die bij herbemonstering niet meer terug te vinden is. Datzelfde geldt voor zwembadmonstername; is er vlak voor monstername een piek in het aantal bezoekers geweest? Of juist niet? Dat heeft invloed op de uitslagen. Het blijft een complex proces, maar het is goed om te weten hoe de waterkwaliteit is en hoe de installatie ervoor staat. Onze experts geven advies op basis van de analyseresultaten. Zij bekijken de trend. Is alles in orde, of is het een kwestie van tijd voordat u niet meer aan de eisen voldoet? Dan zijn we dat voor. C-mark kan u adviseren hoe we die trend kunnen breken. Ik ben er trots op dat onze monsternemers dat dagelijks helpen mogelijk te maken!”

Meer informatie?

Onze monsternemers wonen en werken verdeeld over heel Nederland. Daardoor zijn we altijd lokaal aanwezig en kunnen we een snelle reactietijd waarborgen! Wilt u meer informatie over monstername en analyse? Neem dan contact op met C-mark via nummer 088-831 05 00, of klik op de blauwe contactbutton. Wij helpen u graag verder. 

Advies nodig?
Neem vrijblijvend contact op 088 - 831 05 00
Vraag direct online advies aan