Einde aan administratieve rompslomp van legionellabeheer

U investeert veel tijd en geld in het voorkomen van legionella in uw drinkwaterinstallatie. Maar heeft u het daadwerkelijk onder controle? In de praktijk blijkt dat eigenaren en beheerders van installaties het legionellabeheer en bijbehorende administratie vaak toch niet helemaal op orde krijgen door de dynamiek in taken, wijzigingen in verantwoordelijkheden en afdelingen die onafhankelijk van elkaar informatie bijhouden. Digitaal beheer kan uitkomst bieden. Het systeem bewaakt dan zowel de uitvoering als de administratie en stelt alle vereiste rapportages digitaal beschikbaar. In dit artikel leest u meer over de voor- en nadelen van legionellabeheer op papier en via een digitaal systeem.

Veel acties, veel bewaken

Voor een veilige drinkwaterinstallatie moet u alle beheersmaatregelen op tijd en juist uitvoeren én ook registreren. De afbakening van verantwoordelijkheden moet helder zijn en moet ook bij wijzigingen up-to-date blijven. Zo is duidelijk welke taken bij de eigenaar liggen en welke bij de huurder/bewoner. Daarna moet u voortdurend bewaken of partijen taken tijdig en goed uitvoeren. Dit geldt niet alleen voor taken van eigenaars en huurders, maar ook voor taken van externe partijen, die bijvoorbeeld monsters nemen of keerkleppen controleren.

Legionellabeheer op papier

Traditioneel documenteren eigenaars en beheerders van drinkwaterinstallaties hun legionellabeheer middels papieren logboeken met spoellijsten, temperatuurlijsten en andere documenten waaruit de uitvoering van taken moet blijken. In de praktijk is echter veel vaker sprake van een ordner of stapel papier waarin elk overzicht ontbreekt. Ondanks alle moeite en inspanning, is het beheer nog altijd niet ‘in control’ en blijft het bij een inspectiebezoek lastig om te laten zien dat u voldoet aan wet- en regelgeving.

Dynamiek maakt het lastig

Als afdelingen en medewerkers informatie op meerdere plekken bijhouden, kost het beheer extra veel tijd. Desondanks ontbreekt ook dan meestal het overzicht van taken die beschreven staan in het beheersplan, vooral als het gaat om de dynamische taken. Een voorbeeld van een dynamische taak is het spoelen van drinkwaterinstallaties op basis van tijdelijke leegstand. Als risico’s veranderen, moeten beheersmaatregelen automatisch ‘meeveranderen’. Het werken op papier of met Excel is dan niet ideaal, kost veel tijd en vergroot de foutkans. Bovendien geldt: hoe meer gebouwen u beheert, hoe complexer het is om overzicht te houden en grip te krijgen. Kortom: het totale beheer is dynamisch en omvat veel taken, waardoor u op papier maar moeilijk ‘in control’ komt.

Legionellabeheer 2.0

In situaties waarin het overzicht en de grip op legionallabeheer ontbreekt, kan digitaal beheer uitkomst bieden. Digitaal beheer maakt het mogelijk om de complete PDCA-cyclus (Plan, Do, Check & Act) te doorlopen met minimale administratieve inspanning en tegelijkertijd aantoonbaar zaken op orde te houden. Hieronder vindt u per stap een toelichting op hoe dat in de praktijk werkt.

  • Plan: het inlezen van de gegevens van het pand (tappunten, risico’s en beheersmaatregelen).
  • Do: het toekennen van beheersmaatregelen aan de verantwoordelijke en uitvoerende medewerkers of toeleveranciers.
  • Check: het aanmaken van ‘Dashboards’, die inzichtelijk maken wat goed gaat en wat aandacht nodig heeft; medewerkers ontvangen vervolgens status-updates van uit te voeren en uitgevoerde taken. Ook handhavende instanties (het waterleidingbedrijf / Inspectie Leefomgeving & Transport) kunnen inloggen en zich op de hoogte stellen van het beheer. Dit geeft overzicht en vertrouwen.
  • Act: het periodiek doorvoeren van wijzigingen in het beheer, naar aanleiding van veranderende risico’s, uitgevoerde maatregelen of wet- en regelgeving.

‘In control’

Doordat taken en verantwoordelijkheden digitaal geborgd zijn, kan alle aandacht uitgaan naar het opvolgen van afwijkingen. Het systeem informeert medewerkers over welke taken moeten worden uitgevoerd. Het management krijgt automatisch bericht als wordt afgeweken van het beheersplan. Medewerkers voeren waarnemingen en metingen in en het systeem toetst die gegevens meteen aan de norm, waardoor noodzakelijke corrigerende maatregelen direct zichtbaar zijn. Belangrijke informatie staat niet meer in lijstjes en in Excel-bestanden van verschillende medewerkers, maar in uw eigen (centrale) digitale beheeromgeving. Het statische papieren logboek is omgezet naar een dynamisch systeem dat realtime inzicht geeft in de status van het beheer. Ongeacht het aantal gebouwen, kunt u op elk moment vaststellen of uw legionellabeheer ‘in control’ is.

Tijd besparen

Digitaal legionellabeheer bespaart ook nog eens tijd. Hoeveel is afhankelijk van veel factoren.

  • Houden meerdere afdelingen en mensen zich bezig met legionellabeheer?
  • Kost het u inspanning om te controleren of beheersmaatregelen op tijd en adequaat zijn uitgevoerd?
  • Houden medewerkers eigen takenlijstjes bij?
  • Werken medewerkers weleens langs elkaar heen en kost het herstellen hiervan tijd?
  • Zijn medewerkers druk met het archiveren van rapporten en certificaten?
  • Kost het tijd om het management te informeren over de status van het beheer?

Hoe meer vragen u met ‘ja’ beantwoordt, hoe groter de tijdsbesparing.

Zijn er ook valkuilen?

Een digitaal systeem voor het beheer van uw drinkwaterinstallatie moet altijd worden gezien als een middel. Ook een digitaal systeem heeft onderhoud en aandacht nodig en lost niet uit zichzelf uw problemen op. Denk daarom bij de overschakeling op digitaal beheer goed na over wie met het systeem gaat werken en welke taken hij/zij hierin heeft. Wij adviseren de lat niet te hoog te leggen als het gaat om het detailniveau van taken en registraties; hoe meer detail, hoe meer onderhoud.

Voorkom dubbele registraties! Zijn er al digitale systemen voor het onderhoud en beheer van uw gebouwen? Denk dan vooraf goed na welk systeem leidend is op welk onderwerp. Ons advies: als u digitaal legionellabeheer wilt integreren met bestaande systemen zorg dan voor een goede koppeling om stamgegevens automatisch uit te wisselen. Op die manier voorkomt u dubbele invoer en beschikt u altijd over actuele data.

Meer weten?

Wilt u meer informatie over de digitale oplossingen die C-mark u kan bieden? Kijk dan ook eens bij  Digitaal legionellabeheer, of neem contact op met de specialisten van C-mark door op de contactbutton te klikken.

<terug

undefined

Voorbeeld dashboard digitaal beheer:

dashboard C-mark digitaal beheer 

Advies nodig?
Neem vrijblijvend contact op 088 - 831 05 00
Vraag direct online advies aan